Per fare in modo che il business aziendale cresca nel lungo periodo occorre fare in modo che ciascun ingranaggio giri per il verso giusto e che ogni singola attività concorra al corretto svolgimento delle operazioni di lavoro a tutti i livelli. Sappiamo bene, per esempio, quanto ormai al giorno d’oggi sia divenuto importante per inviare materiale a carattere pubblicitario, giornali o riviste e non solo, attenersi a certe regole per quanto concerne i necessari indirizzi. Che per essere realmente utili dovranno essere sempre scritti in un certo modo: si parla allora, in gergo prettamente tecnico, di normalizzazione degli indirizzi.
Errori nel CAP, correzione di errori ed eliminazione di copie dati
Ci sono realtà aziendali come ad esempio egon.com che si occupano di effettuare nello specifico questa stessa operazione. Che cosa accade? Dopo aver ricevuto gli indirizzi che possono contenere incoerenze oppure errori, si provvede a restituirli dopo aver eventualmente apportato le modifiche necessarie a renderli nuovamente operativi. Tra le problematiche che potrebbero emergere e che dunque richiederebbero delle correzioni potrebbe esserci errori nel CAP (non aggiornato) oppure nel nome della via (non riportato nella sua interezza oppure del tutto sbagliato). E’ possibile anche ricorrere alla tecnica di deduplicazione: eliminare le copie duplicate dei dati consente infatti di ottimizzare sia la memoria che il traffico dati.
Ciascun recapito viene insomma reso facilmente rintracciabile e comprensibile dai vari sistemi informativi, come accade per esempio con gli indirizzi contenuti negli archivi riguardanti clienti e fornitori di un’azienda. Il rischio, se non si interviene presto e bene, potrebbe altrimenti essere quello di creare ostacoli allo sviluppo del business e dell’azienda. Dopo che saranno stati normalizzati gli indirizzi dalla realtà specializzata, torneranno al cliente in diversi formati, per esempio la formattazione postale ma non solo. Vengono scongiurati errori ortografici, lettere invertite e doppie ma anche spaziature sbagliate e difetti per quanto riguarda la formattazione.
Le piccole inesattezze possono frenare lo sviluppo aziendale
Quelle che potrebbero sembrare piccole inesattezze sono pronte a trasformarsi in grandi problemi, visto che il fatto di non mantenere nel tempo gli archivi sempre aggiornati e il non effettuare periodicamente visite e controlli può portare a una compromissione della trattabilità dei dati stessi per quanto concerne lo svolgimento di alcune attività legate al marketing o all’invio di documenti per la fatturazione ma non solo.
Molto spesso capita che le Poste effettuino delle minime variazioni, in via del tutto periodica, ai CAP e anche queste inesattezze devono essere rapidamente corrette per evitare disguidi. Sono molti gli ambiti applicativi connessi alle operazioni di normalizzazione database e alla verifica con relativa validazione di indirizzi: si va dal mailing, utile a chi effettua vendite per corrispondenza, alla fusione tra diversi database e alla validazione di archivi singoli una tantum. Quella della bonifica degli indirizzi digitali è comunque una esigenza davvero imprescindibile alla quale occorre fare fronte in via del tutto periodica, in modo tale da impedire che scada la fruibilità del proprio database così come l’organizzazione dei dati. Dietro l’angolo, infatti, c’è altrimenti un progressivo e inesorabile incremento dei costi di gestione che frena la crescita costante.